Нотаріальний документ зі США — «кіт у мішку», або Чи є чорний кіт у темній кімнаті?

У квітневому номері журналу «Мала енциклопедія нотаріуса» приватний нотаріус Вікторія Голобородько в полемічному стилі заявила, що нотаріальні документи зі США — «кіт у мішку». Визнаючи наявність раціонального зерна в такому твердженні, не можна сприйняти його в цілому як аксіому, оскільки під сумнів ставиться легітимність всієї «нелатинської» системи нотаріату, що апріорі неприйнятно. Істина, мабуть, посередині — при надходженні зарубіжного нотаріального акта чи документа українська сторона, а особливо нотаріус, котрому надається, скажімо, довіреність, посвідчена нотаріусом у штаті Техас, повинен оцінити зміст і форму цієї довіреності відповідно до вимог українського закону. Нотаріус має бути певним, що надана довіреність є належним документом для отримання свідоцтва про право на спадщину або для укладення договору купівлі-продажу чи дарування нерухомості. Нотаріус зобов’язаний перевірити повноваження представника — сторони майбутнього правочину з точки зору українського права, яке регламентує порядок оформлення правочину.

Звичайно, можна говорити про принципові розходження розуміння інституту нотаріату в США, Панамі чи Австралії та в Україні, але якщо наданий нотаріусу документ, а в цьому випадку довіреність — змістовно і за формою відповідає вимогам Закону України, то нотаріус зобов’язаний її прийняти для посвідчення правочину чи вчинення іншої нотаріальної дії. Відмінності системи важливі в теоретико-пізнавальному сенсі, а не в формальній підставності невизнання документів та актів, що продукує інша система нотаріату. Адже рівень підготовки, статус нотаріуса, обсяг його повноважень різняться навіть у країнах, де діє латинський нотаріат. І тут можна знайти відмінності, що свідчать про певні національні особливості. Скажімо, в деяких землях ФРН закон дозволяє поєднувати функцію нотаріуса з адвокатською діяльністю, що принципово звичне явище для поєднання цих двох правничих професій в тих же США та Канаді.

З іншого боку, якщо український нотаріус при вчиненні такої нотаріальної дії, як засвідчення справжності підпису особи на документі, зобов’язаний впевнитись, що документ, на якому засвідчується підпис, не суперечить законові, він не має характеру угоди та не містить у собі відомостей, що порочать честь та гідність людини. Як на мене, то це дивна тріада: 1) документ не суперечить законові — якому, в чому, як це з’ясовувати? Адже нотаріус має право зазначити — і це вихідний постулат — «факти, зазначені в цьому документі, нотаріусом не перевірялися», що передбачено абз. 3 ст. 78 Закону України «Про нотаріат»; 2) не мають характеру угод — практично всі афідевіти, акти показів свідків, декларації про родинні відносини можна віднести до таких документів, що суперечать українському законові, адже у нас єдиним документом на підтвердження народження, шлюбу, смерті є відповідне державне свідоцтво органу РАЦС. Ретейнери, «діди», релізи — теж документи, які, безумовно, мають елементи угод, але вони призначені лише для дії в певній державі [1]. 3) Що ж стосується визначення поняття або кваліфікації відомостей, що порочать честь та гідність людини, то наскільки мені відомо, тільки суд в установленому законом порядку може кваліфікувати ті чи інші відомості як такі, що порочать честь та гідність або ділову репутацію конкретної фізичної або юридичної особи. До речі, в ст. 78 Закону України «Про нотаріат» зазначається лише про відомості, що порочать честь і гідність людини як підставу для відмови у засвідченні справжності підпису на документі, але не згадується про відомості, що порочать ділову репутацію юридичної особи.

Повернімось, однак, до теми наших зауважень: нотаріальні документи зі США, незважаючи на доктринальну і формальну правоту щодо системних розбіжностей формування і функціонування сфери нотаріату в США і в Україні, визнаються і повинні визнаватись в Україні як документи з інших юрисдикцій в кожному конкретному випадку окремо: чи відповідає вимогам оформлення правочинів в Україні довіреність, посвідчена в Панамі чи в Техасі, США? Якщо в довіреності громадянина А. з вини панамського нотаріуса пропущено ім’я та по батькові довірителя, то така довіреність не визнається чинною, так само як і довіреність, посвідчена американським нотаріусом в Техасі, не буде визнана чинною з огляду на відсутність належного скріплення аркуша з апостилем з аркушем власне тексту довіреності. Рівно ж український нотаріус відмовиться визнати довіреність, оформлену в Австрії (латинський нотаріат), в тексті якої стверджується, що вона повинна діяти і у випадку визнання довірителя недієздатним, а також після його смерті, якщо виникли обґрунтовані підозри щодо знаходження довірителя в живих.

Іншими словами повторимо, що можна по-різному оцінювати систему, але не можна ігнорувати її суб’єктність, здатність продукувати легітимні документи. При розгляді конкретного документа нотаріус оцінює його відповідність нормам і вимогам закону щодо змісту і форми. Так само як він оцінює українські документи, лише враховуючи необхідність легалізації/апостилювання іноземних документів.

Стаття 13 Закону України «Про міжнародне приватне право» від 23.06.2005 р. передбачає, що документи, видані уповноваженими органами іноземних держав у встановленій формі, визнаються дійсними в Україні в разі їх легалізації, якщо інше не передбачено законом або міжнародним договором України. З 2003 року Україна приєдналась до Гаазької конвенції 1961 року про перехід на спрощену систему легалізації — проставлення апостилю.

У ст. 4 Гаазької конвенції, що скасовує вимогу легалізації іноземних офіційних документів, зазначено, що апостиль проставляється на самому документі або на окремому аркуші, котрий скріплюється з документом. Повторно викладемо суть вимоги в короткій формі: апостиль, виготовлений на окремому аркуші, скріплюється з документом. Що означає скріплюється? Конвенція не вказує, чи буде це скріплення степлером (а чому не просто скріпкою), клеєвим способом, прошиттям ниткою або тасьмою і т.д. Однак є поняття мінімальних вимог до формування документа, під терміном документ ми вже розуміємо не лише власне первинний документ, а й ту частину, котра до нього долучається шляхом скріплення — апостиль на окремому аркуші, що стає невід’ємною складовою первинного документа. Адже без апостилю первинний документ не має юридичної сили в країні призначення.

Отож, логічно зважити і на вимоги до порядку формування складання, в даному випадку скріплення, основного документа і його складової — апостилю — з позиції вимог норм країни, де повинен діяти цей документ. А національні вимоги до порядку скріплення нотаріальних документів в Україні регламентовано досить чітко і недвозначно: на підставі ст. 47 Закону України «Про нотаріат» від 02.09.1993 р. та положень абз. 4 п. 22 гл. II Інструкції про порядок вчинення нотаріальних дій нотаріусами України від 03.03.2004 № 20/5 у редакції наказу Мін’юсту України від 23.03.2011 р. № 884/5 передбачається, що «не приймаються... документи, викладені на двох і більше окремих аркушах, якщо аркуші не прошито у спосіб, що унеможливлює їх роз’єднання без порушення цілісності, а аркуші не пронумеровано і не скріплено підписом посадової (уповноваженої на те) особи та печаткою юридичної особи, яка видала документ». Опоненти можуть заперечити, що під юридичною особою, що видала документ, слід розуміти нотаріуса, котрий посвідчив довіреність на одному аркуші. Це правда. Правда і те, що інша юридична особа — штат Техас в особі його секретаря теж видав документ на одному аркуші — апостиль, але цей апостиль згідно зі ст. 4 Гаазької конвенції може бути проставлений на аркуші документа, в даному випадку нотаріально посвідченому, або окремому аркуші, що скріплюється з документом. Мінімальною вимогою для ідентифікації належності обох аркушів — самої довіреності та апостилю до неї — у випадку механічного скріплення степлером практика виробила проставлення щонайменше технічної печатки або штампа, щоб відбиток знаходився на кожному з двох аркушів для їх ідентифікації у випадку механічного роз’єднання аркушів-частин єдиного аркуша.

Практика часто дає справи, що ілюструють різне тлумачення проставлення апостилю на окремому аркуші, котрий приєднується в деяких юрисдикціях просто степлером без будь-якого маркування або штампування і вказівки про кількість аркушів у вже єдиному документі, яким стає довіреність з апостилем.

Для наочності долучимо листування з професором Т.С., українською громадянкою, котра з чоловіком і сином нині мешкають у Техасі. Склалось так, що вони всі втрьох посвідчили у місцевого нотаріуса в Техасі три окремі довіреності (доручення) на продаж належної їм нерухомості на Херсонщині і уповноважили для цього її маму, що проживає в Білій Церкві.

Херсонському нотаріусу було надано всі три документи, але, очевидно, перекладач роз’єднав степлерні з’єднання (скріпку) при виконанні перекладу тексту апостилю. Текст доручень складено українською мовою, а посвідчувальні написи публічного нотаріуса — англійською.

Український нотаріус, звичайно, потребувала професійної поради щодо незвичної для неї форми документів. Врешті вона не зважилась прийняти роз’єднані доручення- апостилі, тим паче, що в посвідчувальному написі техаський нотаріус замість терміну «доручення», як поіменовано документ, вжив термін «дозвіл».

Техаський посвідчувальний напис нотаріуса не передбачає реєстраційного номера, а з тексту апостиля на окремому аркуші при випадковому роз'єднанні степлерної скоби неможливо ідентифікувати, до якої з довіреностей відноситься той чи інший апостиль. З його тексту не можна встановити, яка довіреність чи інший документ апостилюється, бо в апостилі є посилання лише на "документ", скріплений печаткою і підписом особи X, котра діяла в якості публічного нотаріуса. Підкреслимо, що текст апостиля не вказує назви і дати документа, що апостилюється, згадуючи лише ім'я публічного нотаріуса.

Так трапилось, що в цей час Департамент нотаріату, фінансового моніторингу юридичних послуг і реєстрації адвокатських об’єднань разом з МЗС України, за участі Академії нотаріату, Української нотаріальної палати, Укрінюрколегії та Української правничої колегії проводив «круглий стіл», у тому числі з питань оформлення документів для дії за кордоном, їх легалізації та апостилювання, де нами було представлено доручення з аркушем апостилю, а також лист професора Т.С. з вимогою визнати три надіслані доручення зі степлерним кріпленням належно оформленими. Звичайно, учасники «круглого столу» дали негативну оцінку документам, як таким, що не відповідають вимогам закону України, на території якої повинен бути посвідчений правочин з нерухомістю.

Професор Т.С., отримавши інформацію від мами про невизнання доручення, звернулась до Укрінюрколегії, і їй було рекомендовано оформити одну спільну довіреність, належно скріпити аркуш апостилю з аркушем довіреності таким чином, щоб таке скріплення було фіксованим з відбитком печатки (штампу). Ми зауважили, що це, до речі, значно здешевить видатки довірителів. Для наочності було долучено три сторінки зі зразками скріплень документів такого типу.

У відповідь пані Т.С. надіслала новий лист, текст якого наведено нижче.

«Шановний Даниле Марковичу!

Насамперед хочу подякувати Вам за Вашу пораду і відповідальне відношення до нашої справи, про що свідчить її обговорення в Міністерстві юстиції з участю Володимира Миколайовича Черниша.

Цим листом хочу проінформувати Вас про стан речей у цій справі на даний момент:

1. За вашою порадою слово «дозвіл» було замінено на довіреність, а також усі слова «доручення» були замінені на «довіреність».

2. Ми повторно написали індивідуальні довіреності (а не одну спільну) з тією метою, що б текст кожної довіреності містився на одному аркуші паперу А4 для уникнення сумнівів у цілісності документа і можливості вставити додаткові аркуші. Кожна довіреність була підписана індивідуально в присутності нотаріуса, який засвідчив наші підписи на документах своєю печаткою і підписом. Апостилювання усіх трьох довіреностей відбувається одночасно.

3. Наше намагання забезпечити обов’язкову зшивку з обов’язковою печаткою на обох аркушах закінчилося повною невдачею. Кажучи відверто, у секретаріаті штату Техас нас висміяли і осоромили. Після спроби пояснити, що таке оформлення — це вимога українських нормативних актів, що базується на рекомендаціях Гаазької конференції з міжнародного приватного права, над нами посміялись, а після повторної спроби переконати у необхідності додаткової фіксації і печатки на обох аркушах нам терпляче пояснили, що в секретаріаті немає ниток та ленточок і більше того печатки для таких цілей не існує. Насамкінець, нам порадили уважно читати зміст конвенції і дали пряме посилання на її текст, а саме статтю 4 (чотири), і наголосили, що скріплення степлером є абсолютно легітимним і ніяким чином не порушує Конвенцію і у штаті Техас є єдиною формою прикріплення апостилю до документа, а от додаткові вимоги українських нормативних актів (якщо такі і існують) не можуть бути визнані і виконуватись у Техасі.

Отже, ніякого додаткового скріплення чи пропечатування секретаріат штату надавати не буде. Думаю, Вам не важко буде уявити моє розчарування і розпач. Я особисто ознайомилась з текстом Конвенції і вимушена визнати правоту секретаріату штату. Висилаю вам текст цього документа у прикріпленому файлі. Прошу переконатись, що це саме та Конвенція, яку без сумніву має ваша поважна організація, а також Всеукраїнська громадська організація «Академія нотаріату України» та її Президент Черниш Володимир Миколайович, і, власне, Міністерство юстиції України, керуючись якою ми громадяни України намагаємось оформити звичайне доручення на рідну матір.

Прикро і соромно усвідомлювати, що Україна в особі нашої сім’ї демонструє в Америці недоречну «унікальність» з бюрократичної сторони. Сподіваюсь, що наші доручення, написані українською мовою, уже обговорені публічно, виправлені по тексту і апостильовані в цілковитій відповідності до вимог міжнародної КОНВЕНЦІЇ, що скасовує вимогу легалізації іноземних офіційних документів, будуть визнані Вами та іншими фаховими юристами на території нашої України. Якщо Ви не будете в змозі визнати ці довіреності, тоді прошу Вас надати посилання на конкретні статті нормативних актів, які встановлюють додаткові вимоги чи правила прикріплення апостилю, також ім’я та електронну адресу відповідального посадовця Міністерства юстиції України.

Складається враження, що на нашому прикладі навчатимуть майбутніх нотаріусів.

З повагою та сподіваннями на розуміння і підтримку, професор Т.Л.»

З прикрістю доводиться констатувати, що наші аргументи не були почуті ні чиновниками штату Техас, ні поважною пані Т.С.

Нам не залишається нічого іншого, як дати ще один коментар: цього разу напишемо англійською мовою до секретаря штату Техас з поясненням того, що елементарні вимоги країни призначення апостильованого в Техасі документа повинні бути дотримані, і це дуже проста технічна операція із засвідчення скріплених аркушів документа. Я певен, що техаський чиновник, котрому долучимо копії кількох подібних документів, в т.ч. недавно отриманий зі штату Делавер (до речі, спільний апостиль для двох різних документів з єдиним посвідчувальним написом публічного нотаріуса!), виконає нехитру процедуру скріплення-засвідчення, і мама пані Т.С. зможе виконати доручення своїх кревних з Техащини, уклавши від їх імені договір купівлі-продажу нерухомості на Херсонщині!

Хоча, безперечно, у прагматичному сенсі українські громадяни, перебуваючи за кордоном, не позбавлені можливості посвідчити довіреність для представлення їх інтересів в Україні, звернувшись до українського консула в країні їх постійного чи тимчасового перебування, таким чином уникнувши ускладнень, викликаних особливостями місцевого правопорядку.

1. На окрему розмову заслуговує порівняльний аналіз особливостей оформлення документів, що призначені для дії за кордоном, маючи на увазі як ті, що відомі і українському правопорядку (довіреності, свідоцтво про право на спадщину тощо), так і ті, діловий оборот яких в Україні не передбачено (афідевіти, ретейнери, декларації-клопотання про видачу свідоцтва про право на спадщину німецької та ізраїльської форми, австралійські декларації тощо).

Данило КУРДЕЛЬЧУК,
Заслужений юрист України,
Почесний Консул Республіки Панама в Україні