Особливості нотаріального оформлення документів для дії за кордоном

Захист прав українських громадян за кордоном зумовлює посвідчення нотаріусами великої кількості різних документів і перш за все довіреностей членів сімей загиблих трудових мігрантів на представлення їх інтересів у зарубіжних юрисдикціях. Стаття 58 чинного Закону України «Про нотаріат» від 02.09.1993 р. № 3425-ХІІ передбачає посвідчення нотаріусами довіреностей, складених «від імені однієї або кількох осіб на ім’я однієї особи або кількох осіб». Таким чином, наприклад, вдова, батьки і діти загиблого в Італії чи Німеччині українського заробітчанина можуть оформити одну спільну довіреність іноземному адвокатові для захисту їх прав на отримання компенсацій, страхових та спадкових сум.

Багаторічна практика оформлення спільних довіреностей почала змінюватись із прийняттям у березні 2004 року нової редакції Інструкції про порядок вчинення нотаріальних дій нотаріусами України (наказ Міністерства юстиції України від 03.03.2004 р. № 20/5; далі — Інструкція), в п. 146 якої вказано, що нотаріуси «посвідчують довіреності, що складені від імені фізичної особи або юридичної особи на ім’я однієї або кількох осіб». Як бачимо, нормою Інструкції принципово змінено зміст норми ст. 58 названого Закону: замість множинності з боку довірителів встановлено одиничність — одна фізична або юридична особа, а не одна або кілька осіб видають довіреність.

Департамент нотаріату та реєстрації адвокатських об’єднань Міністерства юстиції України, відповідаючи на запит щодо підстав і законності такої «незручної» для громадян зміни в регламентації посвідчення довіреностей, у своєму листі послався на зміст ч. 1 ст. 237 Цивільного кодексу України (далі — ЦК України), де є визначення представництва як правовідношення однієї сторони (представника), що вчиняє дії від імені іншої сторони (довірителя), а також на положення ч. 3 ст. 244 ЦК України, де визначається поняття довіреності як письмового документа, що видається однією особою іншій особі. Мотивація посилань на обидві згадані статті ЦК України непереконлива й малозрозуміла, оскільки в обох випадках законодавець вживає щодо обох учасників — довірителя і повіреного — однину: одна сторона — іншій стороні; одна особа — іншій особі.

Загальновідомо, що стороною у правовідносинах може бути з кожного боку кілька суб’єктів права. І це прямо передбачає чинна норма ч. 3 ст. 202 ЦК України, яку автори роз’яснення чомусь не згадують. Якщо дотримуватись протилежної точки зору, то можна стверджувати, що й повіреним (представником) теж може бути лише одна особа. Інструкція ж встановлює множинність повірених (представників), безпідставно забороняючи прямо передбачену ст. 58 Закону України «Про нотаріат» множинність довірителів.

Оскільки норма Інструкції апріорі не може конкурувати з нормою Закону, то не витримує критики і наступний аргумент теоретично-правової підстави застосування п. 146 Інструкції, наведений у згаданому листі Міністерства юстиції України: «З урахуванням принципу застосування норм загального та спеціального законодавства вважаємо, що одна довіреність від імені кількох осіб не може бути посвідчена». Таким чином, автори листа стверджують, що ст. 58 Закону є нормою загального законодавства, а п. 146 Інструкції — нормою спеціального законодавства.

Цікаво, що такий нормативний акт, як Порядок посвідчення заповітів і доручень, прирівнюваних до нотаріально посвідчених, затверджений постановою Кабінету Міністрів України від 15.06.1994 р. № 419 у редакції, що набрала чинності 01.01.2004 р. (одночасно зі вступом у дію нового ЦК України), в п. 26 передбачає, що «посадові особи посвідчують доручення, складені від імені однієї особи або кількох осіб на ім’я однієї або кількох осіб. Доручення від імені кількох осіб може бути посвідчене тільки в тому випадку, якщо дії, передбачені дорученням, стосуються однорідних інтересів усіх осіб, які видають доручення, а не кожного з них окремо». Автори згаданого Порядку дали розширене тлумачення необхідності посвідчення спільної довіреності кількох осіб, мабуть, керуючись переконанням, що посадові особи, покликані посвідчувати правочини, прирівнювані до нотаріально посвідчуваних, не є фахівцями права і їм слід надати додаткове роз’яснення.

А ось Положення про порядок учинення нотаріальних дій в дипломатичних представництвах та консульських установах України (далі — Положення), затверджене спільним наказом Міністерства юстиції України та Міністерства закордонних справ України від 27.12. 2004 р. № 142/5/310, — об’ємний документ на 68 сторінок тексту та з 55 додатками — дипломатично обходить питання множинності довірителів та повірених, даючи загальні визначення довіреності (п. 3 ст. 244 ЦК України) та представництва (п. 1 ст. 237 ЦК України). Цікаво, що, залишаючи консула в роздумах щодо можливості посвідчення спільної довіреності, в п. 3.5.4 Положення згадується довіреність, призначена для вчинення дій за кордоном. Цікаво, який кордон мався на увазі, адже консул завжди виконує дії за кордоном?

Останнім козирем авторів Інструкції є твердження про те, що посвідчення довіреності від імені кількох осіб унеможливлює реалізацію права кожного із довірителів скасувати довіреність у порядку ст. 249 ЦК України. Дійсно, припис ч. 1 ст. 249 є імперативним і не допускає відмови від скасування довіреності «суб’єктом, який видав довіреність». Однак, як справедливо зауважив аналізуючи цю ситуацію О. Первомайський [1], можливість такого скасування легітимна з огляду на положення частин 3 і 4 ст. 6 ЦК України, які надають перевагу волевиявленню сторін, зафіксованому в односторонньому правочині та договорі порівняно з актами цивільного законодавства. Іншими словами, особи, які видають спільну довіреність, домовляються про право на одноосібне скасування такої довіреності. В тексті довіреності це може бути зазначено в загальній формі про попередню домовленість сторін щодо умов видачі довіреності, або може бути наявна пряма вказівка про допустимість і порядок скасування у вигляді окремого пункту довіреності.

До речі, а як мотивувати заборону посвідчення спільної безвідкличної довіреності, передбаченої ч. 4 ст. 249 ЦК України і ст. 10 Закону України «Про фінансово-кредитні механізми і управління майном при будівництві житла та операціях з нерухомістю» від 19.06.2003 р. (№ 978-ІV), адже тут і мови не може бути про скасування довіреності як такої?

У цьому плані слід згадати також, що згідно з ч. 1 ст. 122 ЦК України учасники повного товариства, а відповідно до ч. 2 ст. 1135 ЦК України — учасники простого товариства — уповноважують одного з учасників на ведення справ товариства спільною довіреністю. Отож договірне представництво презюмує видачу такої довіреності, і тому, як вказує відомий цивіліст І. В. Спасибо-Фатєєва [2], нотаріус не може відмовити в посвідченні довіреності від імені кількох осіб, посилаючись на ч. 3 ст. 244 ЦК України.

Оскільки загальний аналіз мотивів фактичної і формальної заборони нотаріусам посвідчувати довіреності від імені кількох осіб вказує на їх правову безпідставність, тому має право на існування версія про корпоративний інтерес: справляння плати за кожну окрему довіреність дає більший фінансовий зиск не тільки нотаріусу, що посвідчує кожну довіреність, а й передбачає таке ж перерахування до Державного реєстру довіреностей. Заради справедливості зауважу, що абсолютна більшість опитаних десятків нотаріусів не поділяють правової позиції авторів п. 146 Інструкції щодо заборони оформлення спільних довіреностей від імені кількох осіб і стверджують, що вони посвідчують довіреності від імені кількох осіб, керуючись нормою ст. 58 Закону України «Про нотаріат».

Слід навести ще один аргумент на рахунок непереконливості позиції прихильників заборони оформлення довіреностей від імені кількох осіб. Як відомо, ЦК України є основним актом цивільного законодавства України (п. 2 ст. 4 ЦК України). Це означає, що інші закони й акти законодавства, що регулюють цивільні відносини, не можуть суперечити Кодексу, а при змінах і доповненнях мають узгоджуватися з ним. Приймаючи ЦК України 16.01.2003 р., законодавець не змінив чинного на той момент тексту ст. 58 Закону України «Про нотаріат», що безумовно свідчить про його повну узгодженість з усіма нормами ЦК України і про юридичну безпідставність та соціально-економічну несправедливість уведених Інструкцією приписів щодо заборони оформлення спільної довіреності від імені кількох осіб. Ця заборона виглядає штучною і несправедливою, особливо щодо осиротілих дітей, вдів і батьків загиблих мігрантів.

Чинна нормативна база не дає чітких приписів щодо можливості й порядку оформлення довіреностей опікунам малолітніх та недієздатних осіб, чиї права та інтереси вимагають захисту за кордоном. Річ у тім, що в черговий раз переглянутий перелік текстів посвідчувальних написів нотаріуса не містить відповідного зразка [3], а це зумовлює відмову нотаріусів посвідчувати довіреності опікунам (піклувальникам). Цікаво, що в чинному Положенні про порядок учинення нотаріальних дій в дипломатичних представництвах та консульських установах України (затвердженому спільним наказом Міністерства юстиції України та Міністерства закордонних справ України від 27.12.2004 р. № 142/5/310) є відповідний зразок посвідчувального напису на довіреності, виданій неповнолітньою дитиною, яка діє за згодою батьків (усиновителів, піклувальників).

Вважаємо за доцільне не робити перелік посвідчувальних написів вичерпним, що уможливить уникнути безпідставних відмов громадянам у вчиненні нотаріальних дій.

Час від часу у зв’язку зі змінами в законах зарубіжних країн виникає нагальна необхідність у визначенні можливості застосування українським нотаріусом вимог закону країни призначення дії довіреності щодо її форми і змісту. Так, статутні вимоги в провінції Квебек, Канада, зараз передбачають в тексті довіреності надання відомостей щодо цивільного стану довірителя й особливого декларування його сімейного стану, що вимагає і особливого посвідчувального напису нотаріуса за формою, що не співпадає з передбаченими Мін’юстом України зразками.

Подібна ситуація складається і стосовно деяких категорій судових майнових справ у штаті Нью-Йорк, США, де передбачені спеціальні застереження і роз’яснення прав довірителя в тексті самої довіреності. В тексті цієї ж нью-йоркської довіреності є пункт про її дійсність і у випадку подальшого визнання довірителя недієздатним, якщо він при оформленні документа не зробить про це спеціального застереження.

Ігнорування українським нотаріусом «квебекської» або «нью-йоркської» форми довіреності призводить до невизнання її юрисдикційними органами в Канаді й США.

Вбачається, що необхідність забезпечити реальний захист прав українських довірителів зумовить тлумачення вимог іноземного закону як таких, що кваліфікуються як «явно несумісні з основами правопорядку (публічним порядком) України», що виключає їх застосування українськими нотаріусами згідно з нормами ст. 12 Закону України «Про міжнародне приватне право» від 23 червня 2005 року № 2709-15.

Можна заперечити, що положення «квебекської» форми довіреності щодо її дійсності у випадку визнання довірителя недієздатним суперечить припису п. 6 ч. 1 ст. 248 ЦК України, яка говорить про припинення представництва за довіреністю у разі «смерті особи, яка видала довіреність... визнання її недієздатною...» Законодавець, однак, у тій же ст. 248 ЦК України передбачає збереження повноважень представника за довіреністю померлої особи «для ведення невідкладних справ або таких дій, невиконання яких може призвести до виникнення збитків». Логічно допустити розширене тлумачення цієї норми і для випадку гіпотетичного визнання довірителя недієздатним, представник якого в далекій чужій юрисдикції теж повинен мати право для «ведення невідкладних справ» або дій, невиконання яких призведе до таких збитків. У будь-якому випадку, до появи опікуна недієздатної особи — довірителя загальні засади права вимагатимуть розумної і дбайливої поведінки повіреного.

У цьому плані цікаво, що український закон передбачає, що правочин, учинений особою з обмеженою правоздатністю, може бути потім схвалений піклувальником (ст. 221 і 223 ЦК України). Недійсність такого правочину можна визнати лише в судовому порядку.

Практика ведення справ щодо захисту прав українців у ФРН, Ізраїлі дає приклади оформлення документів, які не існують в діловому обороті України. Наприклад, клопотання про видачу свідоцтва про право на спадщину у ФРН є симбіозом декларації й повноваження. Ще більш складним є подібний документ — клопотання про видачу свідоцтва про право на спадщину, передбачений законом держави Ізраїль. Цей документ є формуляром, тобто стандартною формою, встановленою ізраїльським законодавством і єдиною для всіх судів в Ізраїлі, й не може бути довільно ані скорочений, ані розширений або змінений за текстом чи формою залежно від ступеня родинних зв’язків особи, що подає клопотання щодо спадкодавця. Документ заповнюється на зразок анкети. На території України підлягає нотаріальному оформленню й апостилюванню, а на території Ізраїлю здійснюється переклад всього документа на іврит. Тут можна говорити про застосування положення ч. 2 ст. 12 Закону України «Про міжнародне приватне право», що не передбачає відмову від використання іноземного права лише з мотиву його відмінності від українського.

На жаль, окремі нотаріуси України здійснюють свою діяльність щодо оформлення документів для дії за кордоном всупереч чинному законодавству. В окремих випадках не виконуються приписи й норми Закону України «Про нотаріат» від 02.09.1993 р. № 3425-XII (ст. 98 «Застосування іноземного права») та відповідно ігнорується п. 313 Інструкції про порядок вчинення нотаріальних дій нотаріусами України, затвердженої наказом Міністерства юстиції України від 03.03.2004 р. № 20/5, в якому зазначено, що нотаріуси відповідно до законодавства України, міжнародних договорів застосовують норми іноземного права. Нотаріуси приймають документи, складені відповідно до вимог іноземного права, а також вчиняють посвідчувальні написи за формою, передбаченою іноземним законодавством, якщо це не суперечить законодавству України.

Варіантом виходу із ситуації, коли повинні застосовуватись невідомі українському праву положення іноземного закону, тобто закону країни призначення дії довіреності, котру посвідчує український нотаріус, може бути обмеження дії довіреності територією країни призначення: наприклад, вказівкою про те, що «довіреність, видана для представництва виключно на території США», тобто на території країни, де діє невідома українському праву норма. На прохання іноземних консульських установ, акредитованих в Україні, авторові доводиться аналізувати документи, видані українськими інституціями, на предмет їх достовірності. Слід визнати, що кількість сфальшованих документів (доручення, свідоцтва, довідки, повістки судів та слідчих і т. п.) залишається значною і, мабуть, саме тому ФРН протягом майже семи років не погоджувалась знімати вимогу щодо легалізації документів походженням з України. На щастя, днями ця вимога нарешті була знята й тепер процедура апостилювання значно прискорить і суттєво здешевить оформлення документів, котрі наші громадяни надають до судових та інших органів Німеччини для захисту або підтвердження своїх прав.

Відповідно до ст. 13 Закону України «Про міжнародне приватне право» документи, що видані уповноваженими органами іноземних держав у встановленій формі, визнаються дійсними в Україні в разі їх легалізації, якщо інше не передбачено законом або міжнародним договором України. Таке ж ставлення і в зарубіжних державах до українських документів.

Конвенція, що скасовує вимогу легалізації іноземних офіційних документів (далі —Конвенція 1961 року), згода на обов’язковість якої надана Законом України від 10.01.2002 р. «Про приєднання України до Конвенції, що скасовує вимогу легалізації іноземних офіційних документів», набула чинності між Україною і державами-учасницями Конвенції, що не висловили заперечень проти її приєднання, для України і вступила в силу з 22.12.2003 року. Скасування легалізації означає, що єдиною формальною процедурою, яка може вимагатися для посвідчення автентичності підпису, якості, в якій виступала особа, що підписала документ, та, у відповідному випадку, автентичності відбитку печатки або штампу, яким скріплений документ, є проставлення апостилю компетентним органом держави, в якій документ був складений (ч. 1 ст. 3 Конвенції).

На виконання Закону від 10.01.2002 р. Кабінет Міністрів України 18.01.2003 р. прийняв постанову № 61 «Про надання повноважень на проставлення апостиля, передбаченого Конвенцією, що скасовує вимогу легалізації іноземних офіційних документів», а визначені Урядом три відомства —Міністерство закордонних справ України, Міністерство освіти і науки України, Міністерство юстиції України — спільним наказом від 05.12.2003 р. затвердили деталізовані Правила проставлення апостиля на офіційних документах, призначених для використання на території інших держав.

Отож читач зрозумів, що держава визначила відповідальними за справу легалізації/ апостилювання такі відомства: згадане Міністерство освіти і науки України — за документи освітні й наукові; Міністерство юстиції України — за посвідчення всіх судових, прокурорських документів, свідоцтв і витягів з актів цивільного стану громадян і чи не найчастіше — нотаріальних документів.

За посвідчення документів всіх інших сфер життя, окрім згаданих освітньо-наукової та юстиції і права, Уряд визначив відповідальним третє відомство — Міністерство закордонних справ України, котре засвідчить Вам, скажімо, довідку, видану архівними установами, або, наприклад, медичний документ, що скріплено печаткою облуправління охорони здоров’я, чи довідку про відсутність у Вас судимості від органу МВС України.

Учасниками Гаазької конвенції від 05.10.1961 р. є понад 80 держав на всіх континентах, а це означає, що документ, посвідчений передбаченою Конвенцією простою процедурою — одним національним штампом — набуває юридичної сили на території всіх країн-учасниць. Нагадаємо для порівняння, що легалізований документ оформляється для визнання лише в країні, до посольства якої в Україні Ви звертаєтесь на останньому етапі довгої процедури легалізації — послідовного засвідчення справжності підписів і печаток.

Так, приміром, Ваша довіреність для дії в Канаді, яка не є учасником Конвенції по апостилю, повинна бути посвідчена нотаріально; підпис і печатку нотаріуса засвідчать в Мін’юсті, потім підпис і печатку Мін’юсту підтвердять у Департаменті консульської служби Міністерства закордонних справ, чию автентичність освятить своїм підписом і печаткою консул в посольстві Канади в Києві, стягнувши за цю дію плату в розмірі 50 доларів за документ. Відповідна плата стягується і на кожному проміжному етапі легалізації. Так що процедура легалізації і довга, і недешева.

Апостилювання ж документа, скажімо, Вашого свідоцтва про народження, тобто надання йому сили й вірогідності в країнах-учасницях Конвенції, означає, що на отриманому у відділі РАЦС свідоцтві Міністерство юстиції проставляє єдиний штамп апостилю розміром 10х10 см, стягуючи скромну плату в розмірі 51 гривні.

Слід звернути увагу, що дві держави з числа учасниць Конвенції зробили застереження щодо України — Бельгія та ФРН. І якщо пізніше Бельгія зняла своє застереження майже одразу, то Німецька держава продовжувала дію свого застереження щодо України й тому визнавала українські документи лише у випадку їх легалізації аж до 22.07.2010 р., як згадано вище.

Довідково уточнимо, що в більше ніж 20 країнах світу українські документи визнаються без легалізації й апостилювання: мова йде про 10 колишніх республік СРСР — Азербайджан, Білорусь, Вірменію, Грузію, Естонію, Латвію, Литву, Молдову, Казахстан і РФ, а також про країни, що на двосторонній основі без додаткового засвідчення взаємно визнають офіційні документи — Албанія, Болгарія, Боснія, Македонія, Польща, Румунія, Сербія, Словаччина, Чехія, Чорногорія [4].

Специфічне ставлення до визнання українських документів в Угорщині. Чинний у порядку правонаступництва України Договір між Союзом Радянських Соціалістичних Республік і Угорською Народною Республікою про надання правової допомоги по цивільних, сімейних і кримінальних справах від 15.07.1958 р. (далі — Договір 1958 р.) в ст. 14 передбачає, що документи, які були на території однієї Договірної Сторони виготовлені, складені чи засвідчені її органом чи офіційною особою в межах їх компетенції і які скріплені гербовою печаткою, приймаються на території іншої Договірної Сторони без легалізації.

02.08.2001 р. між Україною та Угорщиною було укладено Договір про правову допомогу в цивільних справах (далі — Договір 2001 р.), котрий не припинив дію Договору 1958 р. і не визначив межі співвідношення обох чинних договорів. Стаття 22 Договору 2001 р. наголошує: «У процесі застосування Договору документи і переклади, видані чи засвідчені органами правосуддя чи іншими компетентними відомствами однієї з Договірних Сторін у рамках своєї компетенції та правомірності, при умові, якщо вони підписані та скріплені офіційною печаткою, ніякого подальшого засвідчення не потребують». Цікаво, що угорська сторона трактує це положення як таке, що стосується документів, котрі подаються лише для судових справ і вимагає апостилювання документів, які надаються нотаріусам, органам РАЦС, пенсійному відомству, місцевим органам влади і т. п., тобто вимога апостилю стосується левової частки документів, які наші громадяни надають в Угорщині.

На жаль, українська сторона лише останнім часом звернула на це увагу і за ініціативою Посольства України в Угорщині Мін’юст України почав активні переговори з угорською стороною.

Ведучи мову про апостиль як важливу й ефективну форму визнання українських документів за кордоном, слід згадати про Гаазьку конференцію з міжнародного приватного права — міжурядову постійно діючу організацію, під егідою якої була опрацьована й прийнята серед інших і Конвенція, що скасовує вимогу легалізації іноземних офіційних документів, котра і ввела поняття апостилю.

В рамках діяльності Гаазької конференції на періодичній основі проводяться засідання Спеціальних комісій, які здійснюють моніторинг та аналізують застосування прийнятих конвенцій. З 28 жовтня по 4 листопада 2003 р. в Гаазі відбулось чергове засідання Спеціальної комісії з метою перегляду практики функціонування Конвенції, що скасовує вимогу легалізації іноземних офіційних документів від 05.10.1961 р., а також Конвенції про вручення документів за кордоном у цивільних або комерційних справах від 15.11.1965 р. та Конвенції про отримання за кордоном доказів у цивільних або комерційних справах від 18.03.1970 р.

У роботі Спеціальної комісії брали участь 116 представників з 57 держав-учасниць, які консенсусом прийняли Висновки та рекомендації, прийняті Спеціальною комісією щодо практичного застосування гаазьких Конвенцій про апостиль, отримання доказів, вручення документів (далі — Висновки і рекомендації), кваліфікуючи при цьому апостиль як спрощену форму легалізації. Враховуючи важливість та тривалість моніторингу, Спеціальна комісія визначила необхідність частіше проводити засідання для перегляду процедури практичного функціонування Конвенції, що скасовує вимогу легалізації іноземних офіційних документів з метою запровадження єдиного її тлумачення. Було відмічено її дуже широке застосування та ефективність і відсутність будь-яких суттєвих перепон у її застосуванні.

Водночас було відзначено деякі труднощі, з якими стикаються певні держави при визнанні апостилю з огляду на велику кількість компетентних (уповноважених) органів у федеративних державах з наявною різницею в апостилі, проставленому в одній і тій же державі.

Спеціальна комісія підкреслила важливість того принципу, що апостиль, проставлений у державі його видачі, підлягає прийняттю і має юридичні наслідки в усіх інших державах-учасницях. Для полегшення обігу форми апостилю Спеціальна комісія нагадала про обов’язкове типове свідоцтво, додане до Конвенції, вказавши одночасно, що зміни в формі апостилю не повинні бути підставою для відмови у його визнанні (п. 13 Висновків і рекомендацій).

У п. 16 Висновків і рекомендацій Спеціальна Комісія зазначила різні засоби проставлення апостилю на офіційних документах — гумова печатка, клей і наклейки, різнобарвні тасьми, воскові печатки, проставлені печатки. А що стосується способу долучення додатків до документів, то це можуть бути скріпки, пістони, клей.

Спеціально наголошено в п. 18 Висновків і рекомендацій, що не можна відмовити у визнанні апостилю на підставі того, що він не схожий за формою і способом проставлення з національними особливостями вчинення апостилю в державі його розгляду.

Важливим є також зауваження в п. 22 Висновків і рекомендацій про те, що проставлення апостилю означає засвідчення справжності підпису конкретної особи, що уповноважена скріплювати своїм підписом і печаткою автентичність підпису й печатки особи, яка видала офіційний документ. Але дія апостилю жодним чином не стосується змісту самого офіційного документа, на котрому він проставлений.

Для нас принципово важливим є положення п. 20 Висновків і рекомендацій, що стосується витрат, які стягуються у зв’язку з проставленням апостилю. Спеціальна комісія підкреслює, що така плата повинна бути розумною, особливо коли мова йде про документи, що стосуються, наприклад, справ міжнародного всиновлення та аліментних/ сімейних справ. У таких справах доцільно стягувати плату за зшивку пов’язаних документів, а не за оформлення кожного окремого документа.

Ми звертаємо особливу увагу на це положення тому, що довгий час Міністерство юстиції України не погоджується з можливістю, допустимістю і правомірністю проставлення апостилю на зшивках однорідних, виданих і засвідчених однією й тією ж посадовою особою, документів. Мова йде про типові ситуації, коли до органів іноземних юрисдикцій надсилаються свідоцтва РАЦС для підтвердження права української родини — вдови, дітей, батьків загиблих за кордоном українських трудових мігрантів — на отримання компенсаційних, страхових, пенсійних і спадкових активів.

Традиційно протягом десятиліть такі документи видавались і засвідчувались зшивками і після засвідчень у системі Мін’юсту та Міністерства закордонних справ України зшивка легалізувалась в іноземних посольствах як один документ з відповідною оплатою.

Департамент консульської служби Міністерства закордонних справ України погодився з цією позицією і засвідчує зшивки свідоцтв РАЦС у спадкових справах, які Укрінюрколегія легалізує як єдиний документ в Посольстві Канади та донедавна і Посольстві ФРН, оскільки ці країни визнають лише легалізовані документи. Прикладом може слугувати справа, в якій видатки на легалізацію 40 документів у вигляді єдиної зшивки в Посольстві при вартості одного документа в 50 доларів склали саме 50 доларів замість 2000 доларів. На жаль, Міністерство юстиції України таку практику не підтримує і має точку зору щодо необхідності засвідчення апостилем кожного документа окремо в усіх без винятку випадках.

Головним аргументом, яким Мін’юст обґрунтовує відсутність можливості здійснення апостилювання зшивки пов’язаних однорідних документів як єдиного документа, є посилання на статті 2—7 самої Конвенції, де зазначається про проставлення апостилю безпосередньо на документі. Зшивка свідоцтв актів цивільного стану, на думку працівників Міністерства юстиції, не може трактуватись як офіційний документ, згаданий у «змісті зразку апостилю, передбаченого у додатку до Конвенції». Тут, очевидно, є нерозуміння того, що таким офіційним документом стає т. зв. посвідчувальний напис — офіційна заява реєстратора актів цивільного стану, який підтверджує факт видачі в установленому порядку долучених і наведених у поіменному переліку свідоцтв або витягів з реєстру.

Якщо така практика прийнятна й діє багато років при легалізації зшивок тих же свідоцтв РАЦС, то чому правова природа посвідчувального напису реєстратора при апостилюванні зшивок свідоцтв, довідок і витягів з реєстру трактується інакше? Адже Гаазька конференція та її Спеціальна комісія визначають апостиль як спрощену форму легалізації, про що вже згадувалось.

Слід зауважити також, що випадки зшивкового оформлення документів складають незначне число із загальної кількості документів, що апостилюються. Головне, що у таких випадках ідеться про підтвердження права на отримання виплат сім’ями загиблих за кордоном трудових мігрантів.

Принципове значення це має і при наданні доказів на право спадкування в зарубіжних країнах, коли доводиться представляти суду або публічному опікуну десятки однотипних документів, наприклад, засвідчених одним і тим же нотаріусом перекладів свідоцтв РАЦС. Нам в Україні, мабуть, не завадило б запозичити західний досвід оформлення й аргументації, що узагальнено викладає німецький професор Р. Кніпер в роботі «Економічний аналіз нотаріату» [5].

Практика зарубіжних держав дає приклади оформлення апостилю на зшивках документів. До речі, на конкретний запит щодо визнання в Україні апостилю, проставленого на двох пов’язаних документах, виданих в штаті Делавер, США, і посвідчених в установленому порядку секретарем цього штату, інший посадовець Міністерства юстиції не дав позитивної відповіді, пославшись у кінці свого розлогого листа на відсутність практики Мін’юсту в роботі з такими документами. Запит було ініційовано американським інвестором, що надав господарському суду Хмельницької області в інвестиційному спорі посвідчені одним апостилем довіреність і виписку з торгового реєстру, скріплені і нотаріально засвідчені зшивкою — єдиним документом. Інвестор був глибоко розчарований як довгим очікуванням відповіді міністерства, так і особливо її невиразним змістом. Зважаючи на своєрідне тлумачення Мін’юстом прийнятності, а скоріше неприйнятності — відсутності «інформації про практику проставлення одного апостилю для двох документів одночасно, що змістом пов’язані між собою», — інвестору фактично відмовляють у визнанні документів.

Тим часом, Постійне бюро Гаазької конференції з міжнародного приватного права в 2008 році в рамках підготовки до засідання Спеціальної комісії щодо практичного застосування Конвенції, що скасовує вимогу легалізації іноземних офіційних документів, зробило анкетний опит держав-членів Конференції і держав-учасниць цієї Конвенції щодо використання одного апостилю для кількох публічних документів, підписаних і виданих однією й тією ж посадовою особою. Відповіді показали різні позиції держав, але примітним те, що серед тих, які однозначно визнали практику видачі спільного апостилю, такі країни, як Австралія, Китай, Великобританія, Франція, Німеччина, Іспанія, Португалія, Данія, Нова Зеландія та інші. Цікаво, що в цьому переліку є США та Швейцарія, за виключенням деяких штатів та кантонів. Туреччина, яка формально не ввійшла до переліку, відзначила, що якщо документи є пов’язаними, то «один апостиль ставиться після зшивання документів один з одним скріпленням кутка зшитих документів».

Попри різні позиції держав Постійне бюро в підсумку вказало, що у випадку, якщо Компетентному органу представлено запит «на видачу єдиного апостилю, що був би спільним для всіх копій, апостиль повинен видаватись».

На наш погляд, коментарі тут зайві. Правда, автори Узагальнення практики з питань застосування державними та приватними нотаріусами чинного законодавства при вчиненні нотаріальних дій щодо документів, призначених для використання на території інших держав за період з 1 січня по 1 жовтня 2010 року" (лист Мін'юсту України №31­31/235 від 12.10.2010 р.) та Узагальнення нотаріальної практики по оформленню спадкових справ приватними нотаріусами (за період з 01.01.2010 по 30.06.2010) (лист Мін'юсту України № 31­32/238 від 11.10.2010) вважали за необхідне аргументувати свою позицію несприйняття апостилювання зшивок пов’язаних між собою документів констатацією того, що Висновки і рекомендації Спеціальної комісії «носять суто рекомендаційний характер» і «не встановлюють порядок проставлення апостилю на документах».

На нашу думку, з такою аргументацією не можна погодитись, зауваживши таке.

Висновки і рекомендації Спеціальної комісії Гаазької конференції з міжнародного приватного права, прийняті за участю представників 57 держав, мають сприйматись як вектор і директива в регламентації діяльності органів держави-учасниці, уповноважених на реалізацію положень багатосторонньої Конвенції.

Україна, яка проголосила у своїй Конституції утвердження прав і свобод людини головним обов’язком держави (ст. 3), яка гарантує піклування та захист своїм громадянам, що перебувають за її межами (ст. 25), не може формально-догматично віднестись до тлумачення змісту Конвенції Спеціальною комісією — уповноваженим органом, що готував проект документа.

Комісія здійснює аналіз і моніторинг функціонування Конвенції й надає державам-учасницям належні висновки і рекомендації по її застосуванню.

Сподіваємось, що Міністерство юстиції України, належно і професійно виконуючи величезний обсяг робіт з оформлення документів, призначених для дії за кордоном, візьме до уваги зазначені вище аргументи й скоригує порядок проставлення апостилю у вузькому сегменті зшивок документів.

Як бачимо, наведені вище конституційні імперативи зобов’язують до тлумачення і розуміння норм права таким чином, щоб якомога надійніше убезпечити права громадянина. Тож очевидно, що звужене тлумачення змісту й обов’язковості Висновків і рекомендацій Спеціальної комісії Гаазької конференції з міжнародного приватного права не відповідає конституційним приписам, передусім принципу верховенства права, оскільки не сприяє належному рівню захисту прав людини і громадянина.

1. Юридична газета. — 2008, 12 липня, № 28.

2. Проблемні питання нотаріальної практики — Харків : Центр комерційного права, 2009. — С. 65.

3. Про затвердження Правил ведення нотаріусами діловодства: наказ Міністерства юстиції України від 21.12.2008 р. № 2368/5 з доповненнями і змінами

4. Із цього приводу див. також лист Мін’юсту України від 11.05.2010 р. № 26-26/291 «Роз’яснення щодо застосування міжнародних договорів України про правову допомогу в частині, що стосується вимоги легалізації офіційних документів, виданих компетентними органами Договірних Сторін».

5. Рольф Кніпер. Экономический анализ нотариата. — Изд. Герм. Фонда международного сотрудничества, 2009.

Данило КУРДЕЛЬЧУК,
Президент Укрінюрколегії,
Голова Громадської ради при Міністерстві юстиції України